Innsetningu gagna hraðað

Úr OpenOffice.is

Að slá gögn inn í töfluskjal skjal getur verið mjög tímafrekt, í Calc eru nokkur tól til að flýta fyrir og koma í veg fyrir endurtekningar.

Einfaldast er að draga innihald reits með músinni og færa þannig tölur til og fjölfalda þær. Calc hefur líka ýmislegt annað til að auðvelda innslátt, sérstaklega þegar kemur að endurtekningum og röðum. Þar með talið er fyllitólið, vallistar og möguleiki á að skrá upplýsingar inn á mörg blöð í einu.

Efnisyfirlit 1 Notkun fyllitólsins á reiti 1.1 Raðarfylling notuð 1.2 Að búa til nýja röð 2 Notkun Vallista 3 Samnýting gagna milli blaða

Notkun fyllitólsins á reiti

Einfaldasta notkun fyllitólsins er að fjölfalda innihald reits. Byrjaðu á að velja þann reiti sem þú vilt fjölfalda, og dragðu svo músina yfir það svæði sem þú vilt fylla með innihaldi reitsins, veldu Edit > Fill og í hvaða átt þú vilt fylla: upp, niður, vinstri, hægri.

Aðvörun
Þær áttir sem ekki er hægt að velja í Edit > Fill eru óvirkar.  Það er samt hægt
að velja öfuga átt (þ.e. hægri í stað vinstri) og þá er hætta á að reitir yfirskrifist
sem ekki var ætlun að skrifa yfir. (Þá er gott að muna eftir Edit >Undo.)

Ráð
Flýtileið til að fylla svæði er að nota fyllihnúðinn, hann er staðsettur í neðra
horninu hægra megin á þeim reit sem er valinn, Smelltu á hnúðinn og dragðu í
þá átt sem þú vilt fylla.

Þú getur líka notað fyllitólið til fylla röð af gögnum, ef ákveðið bil er milli talna í röðinni sem valin er reynir Calc að halda því bili. Ef þú velur til dæmis þrjá reiti sem innihalda tölurnar 1, 2 og 3 og lætur fyllitólið fylla þrjá reiti í viðbót þá koma tölurnar 4, 5 og 6 í þá reiti og ef valdir eru reitir með tölunum 2, 4 og 6 og aftur fyllt á sama hátt þá koma tölurnar 8, 10, og 12.

Raðarfylling notuð

Flóknari notkun á fyllitólinu er að nota það til að fylla raðir, innbyggðar raðir í Calc eru til dæmis mánaðarnöfn, daganöfn og dagsetningar. Einnig er hægt að búa til sínar eigin raðir.

Til að setja inn röð með fyllitólinu (til dæmis mánaðarnöfn) byrjar þú á að velja svæði sem röðin á að koma í (til dæmis A1-A12 fyrir mánaðarnöfnin) Veldu Edit > Fill > Series. Í glugganum sem kemur upp velur þú AutoFill undir Series Type, slærð svo inn hvar röðin á að byrja (Janúar í okkar tilfelli, en hægt er að byrja hvar sem er í röðinni). Valda svæðið fyllist nú með afgangnum á röðinni og endurtekur sig ef röðin nær enda. Einnig er hægt að búa til raðir til að nota einu sinni með því að til taka upphaf, endi og bil. Til dæmis ef valið er 1 sem upphafstala (Start Value) og 7 sem endatala (End Value) og bilið (Increment) sem 2, þá verður til röðin 1, 3, 5, 7. Fyllitólið myndar aðeins skammtíma tengingu milli reita, þannig að þegar fyllingunni er lokið er engin tenging milli reita lengur.

Að búa til nýja röð

Til að skilgreina nýja röð, þarf að fara í Tools > Options > OpenOffice.org Calc > Sort Lists. Í listanum fyrir miðju í þessum glugga (Lists) er hægt að sjá þær raðir sem búið er að skilgreina. Í listanum hægra megin (Entries) er hægt að sjá hvað er í þeim röðum.

Smelltu á New hnappinn. Entries listinn tæmist. Sláðu inn þá röð sem þú vilt (eitt atriði í hverja línu) og smelltu svo á Add.

Notkun Vallista

Hægt er að nota vallista til að skrá texta aftur sem þegar hefur verið skráður í sama dálk. Til að nota vallista þarf að ýta á CTRL+D á lyklaborðinu. Þá opnast listi með þeim textum sem þegar hafa verið skráðir í sama dálk og þú getur valið úr listanum með músinni. Þessir listar virka aðeins á texta, ekki tölur.

Samnýting gagna milli blaða

Það getur komið fyrir að við viljum skrá það sama í sama reit á fleiri en einu blaði. Þetta er hægt að gera með því að velja þau blöð sem við viljum að gögnin komi á og slá svo inn á það blað sem er virkt og það sem slegið er inn kemur á öll blöðin sem eru valin.

Aðvörun
Þessi aðferð yfirskrifar það sem er fyrir á blöðunum, án viðvörunnar. Passaðu
þess vegna að afvelja blöðin þegar innslætti er lokið.