Gögn falin og sýnd

Úr OpenOffice.is

Þegar hlutir eru faldir sjást þeir ekki á skjánum og prentast ekki út, en það er samt hægt að velja þá og afrita ef hlutir allt um kring eru valdir. Til dæmis ef dálkur B er falinn þá afritast hann með ef þú velur dálka A og C og afritar þá.

Til að fela blöð, dálka eða línur er hægt að hægri-smella á hlutinn og velja Hide eða Show úr valmyndinni (eða nota Format valmyndina). Sem dæmi ef þú villt fela línu þá velur þú línuna fyrst og ferð í Format > Row > Hide (eða hægri-smellir og velur Hide)

Hægt er að fela innihald í stökum reit með því að velja reitinn og hægri-smella og velja Format Cells og fara í Protection flipann, velja Hide All. Þegar vörn er sett á skjalið með Tools > Protect Document > Sheet þá verður innihald reitsins ósýnilegt.

Hópar og stjórntæki þeirra

Ef þú ert mikið að fela og sýna sömu reitina aftur og aftur er hægt að einfalda framkvæmdina með því að búa til hópa sem setja inn stjórntæki til að fela og sýna hópinn.

Veldu reitina sem á að setja í hóp og veldu svo Data > Group and Outline > Group. Í glugganum sem upp kemur er hægt að velja hvort gögnin eru hópuð saman eftir dálkum eða línum. Þegar glugganum er lokað koma litlir hnappar við hlið línanna eða ofan við dálkana sem hægt er að nota til að fela og sýna hópinn.

Ef hópar eru settir inni í hóp þá verða þeir að undirhópum undir viðkomandi hóp. Þá birtast númeraðir hnappar og er þá hægt að fela alla hópa í einu (yfirhópinn og undirhópana) eða staka undirhópa.

Ef ekki þarf á hóp að halda lengur er hægt að velja einhvern reit innan hópsins og velja Data > Group and Outline > Ungroup. Til að fjarlægja alla hópa er hægt að velja Data > Group and Outline > Remove.

Síun á því hvaða reitir eru sýnilegir

Sía er listi af skilyrðum sem innihald reits þarf að uppfylla til að þau verði sýnileg. Hægt er að setja þrjár gerðir af síum í undirvalmynd í Data > Filter.

Sjálfvirk síun (Automatic filters) setur lista yfir algenga síun efst í dálkinn þar sem þú getur valið hvaða gildi þú villt sjá. Þetta er einfalt og þægilegt þegar við á og getur nýst bæði með texta og tölur.

Í listanum er svo einnig hægt að velja að sjá allt og að sjá tíu hæstu tölurnar. Gallinn er að í þessari sjálfvirku síu er ekki hægt að nota reglulegar segðir (Regular Expression) þannig að ekki er hægt að sía eitthvað sem er til dæmis næstum eins en þó ekki alveg.

Almennar síur (Standard filters) eru flóknari en þær sjálfvirku. Hægt er að setja allt að þrjú skilyrði og tengja þau með OG og EÐA. Almennu síurnar nýtast best á tölur þó að ýmis aðgerðarmerki, svo sem = og < > nýtist ágætlega á texta líka.

Einnig er hægt að setja skilyrði um að sýna hæsta eða lægsta glidi

Flóknari síur (Advanced filters) eru að uppbyggingu svipaðar og almennu síurnar. Munurinn er sá að flóknari síurnar eru ekki bundnar við þrjú skilyrði og skilyrðin eru ekki sett inn í glugga heldur eru þau sett upp í töflu í skjalinu og svo vísað í þau með Advanced Filter skipuninni. Ekki verðu farið nánar í þetta hér.